Lecture-3 Applications of MS Office for document creation & Editing
Applications of MS Office for document creation & Editing (डोक्यूमेंट निर्माण और एडिटिंग के लिए MS ऑफिस के अनुप्रयोग):-
Introduction to MS Office (MS ऑफिस का परिचय):-
> Microsoft Office is a family of server software, and services developed by Microsoft.
(माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित सर्वर सॉफ्टवेयर और सेवाओं का एक परिवार है।)
> It was first announced by Bill Gates on August 1, 1988, in Las Vegas.
(इसकी घोषणा सबसे पहले बिल गेट्स ने 1 अगस्त 1988 को लास वेगस में की थी।)
> The first version of Office contained Microsoft Word, Microsoft Excel, and Microsoft PowerPoint.
(Office के पहले संस्करण में Microsoft Word, Microsoft Excel और Microsoft PowerPoint शामिल थे।)
> Over the years, Office applications have grown substantially closer with shared features such as a common spell checker, data integration etc.
(पिछले कुछ वर्षों में, सामान्य spell checker, data integration आदि जैसी साझा सुविधाओं के साथ कार्यालय एप्लिकेशन काफी हद तक करीब आ गए हैं।)
> Office is produced in several versions targeted towards different end-users and computing environments.
(Office विभिन्न अंतिम-उपयोगकर्ताओं और कंप्यूटिंग परिवेशों को ध्यान में रखकर कई संस्करणों में तैयार किया गया है।)
> The original, and most widely used version, is the desktop version, available for PCs running the Windows, Linux and Mac OS operating systems.
(मूल और सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला संस्करण, डेस्कटॉप संस्करण है, जो विंडोज़, लाइनक्स और मैक OS ऑपरेटिंग सिस्टम चलाने वाले PC के लिए उपलब्ध है।)
> Office Online is a version of the software that runs within a web browser, while Microsoft also maintains Office apps for Android and iOS.
(ऑफिस ऑनलाइन सॉफ्टवेयर का एक संस्करण है जो वेब ब्राउज़र के भीतर चलता है, जबकि माइक्रोसॉफ्ट एंड्रॉइड और आई OS के लिए ऑफिस ऐप्स भी रखता है।)
> Microsoft Office is a suite of desktop productivity applications that is designed specifically to be used for office or business use.
(माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस डेस्कटॉप उत्पादकता अनुप्रयोगों का एक सूट है जिसे विशेष रूप से कार्यालय या व्यावसायिक उपयोग के लिए डिज़ाइन किया गया है।)
> It is a proprietary product of Microsoft Corporation and was first released in 1990.
(यह Microsoft Corporation का स्वामित्व उत्पाद है और पहली बार 1990 में जारी किया गया था।)
> Microsoft Office is available in 35 different languages and is supported by Windows, Mac and most Linux variants.
(माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 35 विभिन्न भाषाओं में उपलब्ध है और यह विंडोज, मैक और अधिकांश लाइनक्स वेरिएंट द्वारा समर्थित है।)
> It mainly consists of Word, Excel, PowerPoint, Access, OneNote, Outlook and Publisher applications.
(इसमें मुख्य रूप से वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट, एक्सेस, वननोट, आउटलुक और पब्लिशर एप्लिकेशन शामिल हैं।)
> Microsoft Office was primarily created to automate the manual office work with a collection of purpose-built applications.
(Microsoft Office मुख्य रूप से उद्देश्य-निर्मित अनुप्रयोगों के संग्रह के साथ मैन्युअल कार्यालय कार्य को स्वचालित करने के लिए बनाया गया था।)
> Each of the applications in Microsoft Office serves as specific knowledge or office domain such as:
(Microsoft Office में प्रत्येक एप्लिकेशन विशिष्ट ज्ञान या कार्यालय डोमेन के रूप में कार्य करता है जैसे:)
i. Microsoft Word (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड):- Helps users in creating text documents.
(उपयोगकर्ताओं को टेक्स्ट डोक्यूमेंट बनाने में सहायता करता है।)
ii. Microsoft Excel (माइक्रोसॉफ्ट एक्सल):- Creates simple to complex data / numerical spreadsheets.
(सरल से जटिल डेटा / संख्यात्मक स्प्रेडशीट बनाता है।)
iii. Microsoft PowerPoint (माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट):- Stand-alone application for creating professional multimedia presentations.
(पेशेवर मल्टीमीडिया प्रस्तुतियाँ बनाने के लिए स्टैंड-अलोन एप्लिकेशन।)
iv. Microsoft Access (माइक्रोसॉफ्ट एक्सस):- Database management application.
(डेटाबेस प्रबंधन अनुप्रयोग।)
v. Microsoft Publisher (माइक्रोसॉफ्ट पब्लिशर):- Introductory application for creating and publishing marketing materials.
(विपणन सामग्री बनाने और प्रकाशित करने के लिए परिचयात्मक अनुप्रयोग।)
vi. Microsoft OneNote (माइक्रोसॉफ्ट वन नोट):- Alternate to a paper notebook, it enables an user to neatly organize their notes.
(एक पेपर नोटबुक के विकल्प के रूप में, यह उपयोगकर्ता को अपने नोट्स को सही से व्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है।)
> Besides desktop applications, Microsoft Office is available to use online or from cloud under a lighter (Office Web Apps) and full (Office 365) version.
[डेस्कटॉप एप्लिकेशन के अलावा, Microsoft Office हल्के (Office वेब ऐप्स) और पूर्ण (Office 365) संस्करण के तहत ऑनलाइन या क्लाउड से उपयोग के लिए उपलब्ध है।]
> As of 2016, Microsoft Office 2016 is the latest version, available in 4 different variants including Office Home Student 2016, Office Home Business 2016 and Office Professional 2 and the online/cloud Office 365 Home Premium.
(2016 तक, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2016 नवीनतम संस्करण है, जो ऑफिस होम स्टूडेंट 2016, ऑफिस होम बिजनेस 2016 और ऑफिस प्रोफेशनल 2 और ऑनलाइन/क्लाउड ऑफिस 365 होम प्रीमियम सहित 4 अलग-अलग वेरिएंट में उपलब्ध है।)
Important Features of MS-Word (Ms-Word की महत्वपूर्ण विशेषताएँ):- MS-Word not only supports word processing features but also DTP features. Some of the important features of MS-Word are listed below:
(MS-Word न केवल वर्ड प्रोसेसिंग सुविधाओं का समर्थन करता है बल्कि DTP सुविधाओं का भी समर्थन करता है। MS-Word की कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं नीचे सूचीबद्ध हैं:)
i. Using word you can create the document and edit them later, as and when required, by adding more text, modifying the existing text, deleting/moving some part of it.
(वर्ड का उपयोग करके आप डोक्यूमेंट बना सकते हैं और बाद में, जब भी आवश्यकता हो, अधिक टेक्स्ट जोड़कर, मौजूदा टेक्स्ट को संशोधित करके, उसके कुछ हिस्से को हटाकर / स्थानांतरित करके उन्हें एडिट कर सकते हैं।)
ii. Changing the size of the margins can reformat complete document or part of text.
(मार्जिन का आकार बदलने से संपूर्ण डोक्यूमेंट या टेक्स्ट का भाग पुन: स्वरूपित किया जा सकता है।)
iii. Font size and type of fonts can also be changed. Page numbers and Header and Footer can be included.
(फ़ॉन्ट का आकार और फ़ॉन्ट का प्रकार भी बदला जा सकता है। पेज संख्याएँ और हैडर और फुटर डाले जा सकते हैं।)
iv. Spelling can be checked and correction can be made automatically in the entire document. Word count and other statistics can be generated.
(पूरे डोक्यूमेंट में वर्तनी की जाँच की जा सकती है और स्वचालित रूप से सुधार किया जा सकता है। शब्द गणना और अन्य आँकड़े उत्पन्न किए जा सकते हैं।)
v. Text can be formatted in columnar style as we see in the newspaper. Text boxes can be made.
(टेक्स्ट को स्तंभ रूप में स्वरूपित किया जा सकता है जैसा कि हम समाचार पत्र में देखते हैं। टेक्स्ट बॉक्स बनाये जा सकते हैं।)
vi. Tables can be made and included in the text.
(तालिकाएँ बनाकर टेक्स्ट में सम्मिलित की जा सकती हैं।)
vii. Word also allows the user to mix the graphical pictures with the text. Graphical pictures can either be created in word itself or can be imported from outside like from Clip Art Gallery.
(वर्ड उपयोगकर्ता को ग्राफिकल चित्रों को टेक्स्ट के साथ मिलाने की भी अनुमति देता है। ग्राफ़िकल चित्र या तो शब्द में ही बनाए जा सकते हैं या क्लिप आर्ट गैलरी की तरह बाहर से आयात किए जा सकते हैं।)
viii. Word also has the facility of macros. Macros can be either attached to some function/special keys or to a tool bar or to a menu.
(वर्ड में मैक्रोज़ की भी सुविधा है। मैक्रोज़ को या तो कुछ फ़ंक्शन / विशेष कुंजियों या टूल बार या मेनू से जोड़ा जा सकता है।)
ix. It also provides online help of any option.
(यह किसी भी विकल्प की ऑनलाइन सहायता भी प्रदान करता है।)
Introduction to MS-Power Point (MS-पावर प्वाइंट का परिचय):-
> A PowerPoint presentation is a presentation created using Microsoft PowerPoint software.
(PowerPoint प्रस्तुति Microsoft PowerPoint सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके बनाई गई एक प्रस्तुति है।)
> The presentation is a collection of individual slides that contain information on a topic.
(प्रस्तुतिकरण व्यक्तिगत स्लाइडों का एक संग्रह है जिसमें किसी विषय पर जानकारी होती है।)
> PowerPoint presentations are commonly used in business meetings and for training and educational purposes. Microsoft PowerPoint is a software product used to perform computerbased presentations.
(पावरपॉइंट प्रस्तुतियों का उपयोग आमतौर पर व्यावसायिक बैठकों और प्रशिक्षण और शैक्षिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है। Microsoft PowerPoint एक सॉफ़्टवेयर उत्पाद है जिसका उपयोग कंप्यूटर आधारित प्रस्तुतियाँ करने के लिए किया जाता है।)
> There are various circumstances in which a presentation is made: teaching a class, introducing a product to sell, explaining an organizational structure etc.
(ऐसी विभिन्न परिस्थितियाँ हैं जिनमें एक प्रस्तुति बनाई जाती है। एक कक्षा को पढ़ाना, बेचने के लिए एक उत्पाद पेश करना, एक संगठनात्मक संरचना की व्याख्या करना आदि।)
> The preparation and the actual delivery of each are quite different.
(प्रत्येक की तैयारी और वास्तविक वितरण काफी अलग होता है।)
> PowerPoint typically comes with a set of preloaded themes for you to choose from. These can range from simple color changes to complete format layouts with accompanying font text.
(PowerPoint आम तौर पर आपके चुनने के लिए प्रीलोडेड थीम के एक सेट के साथ आता है। इनमें साधारण रंग परिवर्तन से लेकर फ़ॉन्ट टेक्स्ट के साथ पूर्ण प्रारूप लेआउट तक हो सकते हैं।)
> Themes can be applied through the whole presentation or a single slide.
(थीम को पूरी प्रस्तुति या एक स्लाइड के माध्यम से लागू किया जा सकता है।)
> Using the page setup allows you to optimize the presentation for the display size; for instance, you should use a larger screen ratio when displaying on a projector compared to a computer screen.
(पेज सेटअप का उपयोग करने से आप प्रदर्शन आकार के लिए प्रस्तुतिकरण को अनुकूलित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपको कंप्यूटर स्क्रीन की तुलना में प्रोजेक्टर पर प्रदर्शित करते समय बड़े स्क्रीन अनुपात का उपयोग करना चाहिए।)
Features (विशेषताएँ):-
i. PowerPoint software features and formatting options include a wizard that walks you through the presentation creation process.
(पावरपॉइंट सॉफ़्टवेयर सुविधाओं और फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों में एक विज़ार्ड शामिल है जो आपको प्रेजेंटेशन निर्माण प्रक्रिया के बारे में बताता है।)
ii. Design templates-prepackaged background designs and font styles that will be applied to all slides in a presentation.
(डिज़ाइन टेम्प्लेट - प्रीपैकेज्ड बैकग्राउन्ड डिज़ाइन और फ़ॉन्ट रूप जो प्रस्तुति में सभी स्लाइडों पर लागू की जाएंगी।)
iii. When viewing a presentation, slide progression can be manual, using the computer mouse or keyboard to progress to the next slide, or slides can be set up to progress after a specified length of time.
(किसी प्रेजेंटेशन को देखते समय, अगली स्लाइड पर आगे बढ़ने के लिए कंप्यूटर माउस या कीबोर्ड का उपयोग करके स्लाइड की प्रगति को मैन्युअल किया जा सकता है, या एक निर्दिष्ट अवधि के बाद प्रगति के लिए स्लाइड को सेट किया जा सकता है।)
iv. Slide introductions and transitions can be added to the slides.
(स्लाइड में स्लाइड परिचय और बदलाव जोड़े जा सकते हैं।)
Introduction to MS-Excel (MS-एक्सेल का परिचय):-
> Microsoft Excel is a general-purpose electronic spreadsheet used to organize, calculate, and analyze data.
(माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक सामान्य उद्देश्य वाली इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट है जिसका उपयोग डेटा को व्यवस्थित, गणना और विश्लेषण करने के लिए किया जाता है।)
> The task you can complete with Excel ranges from preparing a simple family budget, preparing a purchase order, or managing a complex accounting ledger for a medium size business.
(एक्सेल के साथ आप जो कार्य पूरा कर सकते हैं, उनमें एक साधारण पारिवारिक बजट तैयार करना, एक खरीद ऑर्डर तैयार करना, या एक मध्यम आकार के व्यवसाय के लिए एक जटिल लेखांकन बहीखाता का प्रबंधन करना शामिल है।)
Excel Features (एक्सेल विशेषताएँ):- There are a number of features that are available in Excel to make your task easier. Some of the main features are:
(आपके कार्य को आसान बनाने के लिए एक्सेल में कई सुविधाएँ उपलब्ध हैं। कुछ मुख्य विशेषताएं हैं:)
i. AutoFormat (ऑटोफॉर्मेट):- It lets you to choose many preset table formatting options.
(यह आपको कई प्रीसेट टेबल फ़ॉर्मेटिंग विकल्प चुनने की सुविधा देता है।)
ii. AutoSum (ऑटोसम):- It helps you to add the contents of a cluster of adjacent cells.
(यह आपको एडजेसेंट सेल्स के समूह की सामग्री जोड़ने में मदद करता है।)
iii. List AutoFill (लिस्ट ऑटोफिल):- It automatically extends cell formatting when a new item is added to the end of a list.
(जब किसी सूची के अंत में कोई नया आइटम जोड़ा जाता है तो यह स्वचालित रूप से सेल फ़ॉर्मेटिंग को बढ़ा देता है।)
iv. Auto Shapes toolbar (ऑटो शेप टूलबार):- It will allow you to draw a number of geometrical shapes, arrows, flowchart elements, stars and more. With these shapes you can draw your own graphs.
(यह आपको कई ज्यामितीय आकृतियाँ, तीर, फ़्लोचार्ट तत्व, तारे और बहुत कुछ बनाने की अनुमति देगा। इन आकृतियों से आप अपने स्वयं के ग्राफ़ बना सकते हैं।)
v. Drag and Drop (ड्रेग एंड ड्रॉप):- This feature will help you to reposition the data and text by simply dragging the data with the help of mouse.
(यह सुविधा आपको माउस की सहायता से डेटा को खींचकर डेटा और टेक्स्ट को पुन: व्यवस्थित करने में मदद करेगी।)
vi. Charts (चार्ट्स):- This feature will help you in presenting a graphical representation of your data in the form of Pie, Bar, Line charts and more.
(यह सुविधा आपके डेटा को पाई, बार, लाइन चार्ट और बहुत कुछ के रूप में ग्राफिकल प्रतिनिधित्व प्रस्तुत करने में आपकी मदद करेंगी।)
vii. PivotTable (पिवोट टेबल):- It flips and sums data in seconds and allows you to perform data analysis and generating reports like periodic financial statements, statistical reports, etc. You can also analyse complex data relationships graphically.
(यह सेकंडों में डेटा को फ़्लिप और सारांशित करता है और आपको डेटा विश्लेषण करने और आवधिक वित्तीय विवरण, सांख्यिकीय रिपोर्ट इत्यादि जैसी रिपोर्ट तैयार करने की अनुमति देता है। आप ग्राफिक रूप से जटिल डेटा संबंधों का भी विश्लेषण कर सकते हैं।)
viii. Shortcut Menus (शॉर्टकट मेन्यूज):- It commands that are appropriate to the task that you are doing appear by clicking the right mouse button.
(यह आपके द्वारा किए जा रहे कार्य के लिए उपयुक्त आदेश दाएँ माउस बटन पर क्लिक करने पर दिखाई देते हैं।)