Lecture-9 Importance of farm records and accounts in managing a farm, various types of farm records needed to maintain on farm, Farm inventory, balance sheet, profit and loss accounts

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OUTLINE NOTES
Importance of farm records and accounts in managing a farm, various types of farm records needed to maintain on farm, Farm inventory, balance sheet, profit and loss accounts (खेत के प्रबंधन में कृषि अभिलेखों और खातों का महत्व, खेत पर बनाए रखने के लिए आवश्यक विभिन्न प्रकार के कृषि अभिलेख, खेत की सूची, बैलेंस शीट, लाभ और हानि खाते):-
Importance of Farm Records and Accounts in Managing a Farm (खेत के प्रबंधन में कृषि अभिलेखों और खातों का महत्व):- Maintaining accurate farm records and accounts is crucial for effective farm management. Their importance includes:
(प्रभावी कृषि प्रबंधन के लिए सटीक कृषि अभिलेखों और खातों को बनाए रखना महत्वपूर्ण है। उनके महत्व में शामिल हैं:)
i. Decision-Making (निर्णय लेना):- Helps in making informed decisions regarding crop selection, input use, machinery purchase, and marketing.
(फसल चयन, इनपुट उपयोग, मशीनरी खरीद और विपणन के बारे में सूचित निर्णय लेने में मदद करता है।)
ii. Financial Planning and Control (वित्तीय योजना और नियंत्रण):- Facilitates budgeting, cost control, income tracking, and evaluation of profitability.
(बजट बनाने, लागत नियंत्रण, आय ट्रैकिंग और लाभप्रदता के मूल्यांकन की सुविधा प्रदान करता है।)

Types of Farm Records to Be Maintained (बनाए रखने के लिए कृषि रिकॉर्ड के प्रकार):- Farm records can be broadly categorized as follows:
(कृषि रिकॉर्ड को मोटे तौर पर निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:)
i. Physical Records (भौतिक रिकॉर्ड):-
Land Records (भूमि रिकॉर्ड):- Details of land area, ownership, soil type, and location.
(भूमि क्षेत्र, स्वामित्व, मिट्टी के प्रकार और स्थान का विवरण।)
Crop Records (फसल रिकॉर्ड):- Crop sown, date of sowing/harvesting, yield, input used.
(बोई गई फसल, बुवाई/कटाई की तिथि, उपज, उपयोग किए गए इनपुट।)
ii. Financial Records (वित्तीय रिकॉर्ड):-
Cash Book (कैश बुक):- Record of all cash inflows and outflows.
(सभी नकदी प्रवाह और बहिर्वाह का रिकॉर्ड।)
Journals and Ledgers (जर्नल और लेजर):- For detailed financial tracking.
(विस्तृत वित्तीय ट्रैकिंग के लिए।)

Farm Inventory (फार्म इन्वेंटरी):-
Definition (परिभाषा):- An itemized list of all physical and financial assets on the farm at a given point in time.
(किसी निश्चित समय पर खेत पर मौजूद सभी भौतिक और वित्तीय संपत्तियों की एक विस्तृत सूची।)
Types of Inventory (इन्वेंट्री के प्रकार):-
Current Inventory (वर्तमान इन्वेंटरी):- Seeds, feed, fertilizer, pesticides, harvested produce.
(बीज, चारा, उर्वरक, कीटनाशक, काटी गई उपज।)
Working Inventory (कार्यशील इन्वेंटरी):- Tools, machinery, animals in work.
(उपकरण, मशीनरी, काम में लगे जानवर।)

Balance Sheet (बैलेंस शीट):-
Definition (परिभाषा):- A financial statement that shows the assets, liabilities, and net worth of the farm at a specific time.
(एक वित्तीय विवरण जो किसी विशिष्ट समय पर खेत की संपत्ति, देनदारियों और निवल मूल्य को दर्शाता है।)
Components (घटक):- 
i. Assets (संपत्ति):-
Current Assets (वर्तमान संपत्ति):- Cash, crop in storage, accounts receivable.
(नकदी, भंडारण में फसल, प्राप्य खाते।)
Fixed Assets (स्थायी संपत्ति):- Land, buildings, equipment, livestock.
(भूमि, भवन, उपकरण, पशुधन।)
ii. Liabilities (देयताएँ):-
Short-term Liabilities (अल्पकालिक देयताएँ):- Payables, crop loans, wages due.
(देय राशियाँ, फसल ऋण, देय मजदूरी।)
Long-term Liabilities (दीर्घकालिक देयताएँ):- Land mortgage, equipment loans.
(भूमि बंधक, उपकरण ऋण।)

Profit and Loss Account (Income Statement) [लाभ और हानि खाता (आय विवरण)]:-
Definition (परिभाषा):- It records income earned and expenses incurred over a financial period (usually a year).
[यह एक वित्तीय अवधि (आमतौर पर एक वर्ष) में अर्जित आय और किए गए व्यय को रिकॉर्ड करता है।]
Components (घटक):-
i. Receipts/Income (प्राप्तियां/आय):- Sale of crops, milk, animals, machinery hire, subsidies.
(फसलों, दूध, पशुओं, मशीनरी किराया, सब्सिडी की बिक्री।)
ii. Expenditures (व्यय):-
> Input costs (seed, fertilizer, pesticide).
[इनपुट लागत (बीज, उर्वरक, कीटनाशक)।]

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