Lecture-13 Extension administration: Meaning and concept, principles and functions
Extension administration: Meaning and concept, principles and functions (विस्तार प्रशासन: अर्थ एवं अवधारणा, सिद्धांत एवं कार्य):-
Meaning of Extension Administration (विस्तार प्रशासन का अर्थ):-
> Administration is the art and science of planning, organizing, directing, coordinating, and controlling
the efforts of people to achieve predetermined objectives.
(प्रशासन पूर्व निर्धारित उद्देश्यों की प्राप्ति हेतु लोगों के प्रयासों की योजना बनाने, उन्हें संगठित करने, निर्देशित करने, समन्वयित करने और नियंत्रित करने की कला और विज्ञान है।)
> Extension Administration refers to the application of administrative principles in extension work
(agriculture, rural development, education, health, etc.) to bring about planned change in rural
communities.
[विस्तार प्रशासन, ग्रामीण समुदायों में नियोजित परिवर्तन लाने के लिए विस्तार कार्य (कृषि, ग्रामीण विकास, शिक्षा, स्वास्थ्य, आदि) में प्रशासनिक सिद्धांतों के अनुप्रयोग को संदर्भित करता है।]
In simple words, it is the systematic arrangement and management of extension programs, personnel, and resources to improve rural life and agricultural productivity.
(सरल शब्दों में, यह ग्रामीण जीवन और कृषि उत्पादकता में सुधार के लिए विस्तार कार्यक्रमों, कर्मियों और संसाधनों की व्यवस्थित व्यवस्था और प्रबंधन है।)
Concept of Extension Administration (विस्तार प्रशासन की अवधारणा):-
> It is a dynamic process involving decision-making, resource allocation, supervision, and evaluation.
(यह एक गतिशील प्रक्रिया है जिसमें निर्णय लेना, संसाधन आवंटन, पर्यवेक्षण और मूल्यांकन शामिल है।)
> It is people-centered, as it deals with rural farmers, farm families, and communities.
(यह जन-केंद्रित है, क्योंकि यह ग्रामीण किसानों, कृषक परिवारों और समुदायों से संबंधित है।)
> It acts as a bridge between research institutions and farmers, ensuring that innovations reach the
grass-root level.
(यह अनुसंधान संस्थानों और किसानों के बीच एक सेतु का काम करता है, यह सुनिश्चित करता है कि नवाचार
जमीनी स्तर तक पहुँचें।)
> It emphasizes participation, coordination, and decentralization.
(यह भागीदारी, समन्वय और विकेंद्रीकरण पर ज़ोर देता है।)
Example (उदाहरण):- Organizing Krishi Vigyan Kendras (KVKs), implementing schemes like ATMA, or conducting training programs for farmers.
[कृषि विज्ञान केंद्रों (KVK) का आयोजन, ATMA जैसी योजनाओं का क्रियान्वयन, या किसानों के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रम आयोजित करना।]
Principles of Extension Administration (विस्तार प्रशासन के सिद्धांत):- The administration of extension should follow certain principles:
(विस्तार प्रशासन को कुछ सिद्धांतों का पालन करना चाहिए:)
i. Principle of Objective (उद्देश्य का सिद्धांत):-
> Clear objectives must be defined (e.g., increasing crop productivity, improving rural livelihoods).
[स्पष्ट उद्देश्य परिभाषित किए जाने चाहिए (जैसे, फसल उत्पादकता में वृद्धि, ग्रामीण आजीविका में सुधार)।]
> Goals should be realistic, attainable, and measurable.
(लक्ष्य यथार्थवादी, प्राप्य और मापनीय होने चाहिए।)
ii. Principle of Planning (नियोजन का सिद्धांत):-
> All extension activities must be planned in advance based on local needs, resources, and problems.
(सभी विस्तार गतिविधियों की योजना स्थानीय आवश्यकताओं, संसाधनों और समस्याओं के आधार पर पहले से बनाई जानी चाहिए।)
> Plans should be flexible to adapt to local situations.
(योजनाएँ स्थानीय परिस्थितियों के अनुकूल लचीली होनी चाहिए।)
iii. Principle of Unity of Command (आदेश की एकता का सिद्धांत):- Each worker should receive orders from only one superior to avoid confusion.
(भ्रम से बचने के लिए प्रत्येक कार्यकर्ता को केवल एक वरिष्ठ से आदेश प्राप्त करना चाहिए।)
iv. Principle of Span of Control (नियंत्रण क्षेत्र का सिद्धांत):- A superior should have a reasonable number of subordinates under supervision (not too many).
[एक वरिष्ठ के पास पर्यवेक्षण के अधीन उचित संख्या में अधीनस्थ होने चाहिए (बहुत अधिक नहीं)।]
v. Principle of Division of Work (कार्य-विभाजन का सिद्धांत):- Work should be divided and specialized to increase efficiency.
(कार्यकुशलता बढ़ाने के लिए कार्य को विभाजित और विशिष्टीकृत किया जाना चाहिए।)
Example (उदाहरण):- One officer may handle training, another demonstrations.
(एक अधिकारी प्रशिक्षण संभाल सकता है, दूसरा प्रदर्शन।)
vi. Principle of Coordination (समन्वय का सिद्धांत):- Activities of all extension workers, departments, and agencies should be coordinated for harmony.
(सभी विस्तार कार्यकर्ताओं, विभागों और एजेंसियों की गतिविधियों में सामंजस्य स्थापित किया जाना चाहिए।)
vii. Principle of Delegation of Authority (प्राधिकार-प्रत्यायोजन का सिद्धांत):-
> Authority should be delegated to subordinates according to responsibility.
(अधीनस्थों को उत्तरदायित्व के अनुसार प्राधिकार प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए।)
> Avoid over-centralization.
(अति-केंद्रीकरण से बचें।)
viii. Principle of Flexibility (लचीलेपन का सिद्धांत):- Administration should be adaptable to changing conditions, technology, and rural needs.
(प्रशासन को बदलती परिस्थितियों, प्रौद्योगिकी और ग्रामीण आवश्यकताओं के अनुकूल होना चाहिए।)
ix. Principle of Accountability (जवाबदेही का सिद्धांत):- Workers should be responsible and answerable for their actions.
(कार्यकर्ताओं को अपने कार्यों के लिए जिम्मेदार और जवाबदेह होना चाहिए।)
Functions of Extension Administration (विस्तार प्रशासन के कार्य):- Extension administration performs the following major functions:
(विस्तार प्रशासन निम्नलिखित प्रमुख कार्य करता है:)
i. Planning (योजना बनाना):- Identifying problems, setting objectives, and preparing a plan of work.
(समस्याओं की पहचान करना, उद्देश्य निर्धारित करना और कार्य योजना तैयार करना।)
Example (उदाहरण):- Planning demonstrations on new rice varieties.
(नई चावल किस्मों पर प्रदर्शनों की योजना बनाना।)
ii. Organizing (आयोजन):- Structuring the extension system – assigning roles, responsibilities, and resources.
(विस्तार प्रणाली की संरचना करना - भूमिकाएँ, ज़िम्मेदारियाँ और संसाधन आवंटित करना।)
Example (उदाहरण):- Creating teams for soil health card distribution.
(मृदा स्वास्थ्य कार्ड वितरण के लिए टीमों का निर्माण करना।)
iii. Staffing (स्टाफिंग):- Recruitment, training, placement, and motivation of extension workers.
(विस्तार कार्यकर्ताओं की भर्ती, प्रशिक्षण, नियुक्ति और प्रेरणा।)
Example (उदाहरण):- Training Village Level Workers (VLWs).
[ग्राम स्तरीय कार्यकर्ताओं (VLW) को प्रशिक्षण देना।]
iv. Directing / Leading (निर्देशन/नेतृत्व):- Guiding and motivating extension personnel and farmers.
(विस्तार कर्मियों और किसानों का मार्गदर्शन और प्रेरणा देना।)
Example (उदाहरण):- Leadership in farmer training programs.
(किसान प्रशिक्षण कार्यक्रमों में नेतृत्व।)
v. Coordinating (समन्वय):- Ensuring proper coordination between research, extension, and farmers.
(अनुसंधान, विस्तार और किसानों के बीच उचित समन्वय सुनिश्चित करना।)
Example (उदाहरण):- Linkage between ICAR institutes and farmers.
(ICAR संस्थानों और किसानों के बीच संपर्क।)
vi. Controlling (नियंत्रण):- Monitoring and evaluating extension programs to ensure they meet objectives.
(विस्तार कार्यक्रमों की निगरानी और मूल्यांकन यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं।)
Example (उदाहरण):- Assessing the success of Soil Health Management programs.
(मृदा स्वास्थ्य प्रबंधन कार्यक्रमों की सफलता का आकलन करना।)
vii. Budgeting (बजट बनाना):- Preparing financial plans, allocating funds, and ensuring proper utilization.
(वित्तीय योजनाएँ तैयार करना, धन आवंटित करना और उचित उपयोग सुनिश्चित करना।)
viii. Reporting (रिपोर्टिंग):- Maintaining records and reporting progress to higher authorities.
(रिकॉर्ड बनाए रखना और उच्च अधिकारियों को प्रगति की रिपोर्ट करना।)
Example (उदाहरण):- Monthly/annual progress reports of KVKs.
(KVK की मासिक/वार्षिक प्रगति रिपोर्ट।)
POSDCORB:-
> It is a classic framework in management and public administration, developed by Luther Gulick in 1937.
(यह प्रबंधन और लोक प्रशासन में एक उत्कृष्ट ढाँचा है, जिसे 1937 में लूथर गुलिक द्वारा विकसित किया गया था।)
> It is a management framework used in extension education to guide the administration of programs through the functions of Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, and Budgeting.
(यह एक प्रबंधन ढाँचा है जिसका उपयोग विस्तार शिक्षा में नियोजन, संगठन, स्टाफिंग, निर्देशन, समन्वय, रिपोर्टिंग और बजट निर्धारण के कार्यों के माध्यम से कार्यक्रमों के प्रशासन का मार्गदर्शन करने के लिए किया जाता है।)
> It provides a structured approach for managing extension activities, ensuring they are strategically aligned, well-supported, and effectively implemented to achieve their goals.
(यह विस्तार गतिविधियों के प्रबंधन के लिए एक संरचित दृष्टिकोण प्रदान करता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे रणनीतिक रूप से संरेखित, अच्छी तरह से समर्थित और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रभावी ढंग से कार्यान्वित हों।)
POSDCORB framework in extension education (विस्तार शिक्षा में POSDCORB ढाँचा):-
Planning (योजना):- Devising the overall strategy and specific actions for extension programs to achieve their goals, such as setting objectives for a new agricultural project or outlining the steps to implement a community health initiative.
(विस्तार कार्यक्रमों के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए समग्र रणनीति और विशिष्ट कार्ययोजना तैयार करना, जैसे किसी नई कृषि परियोजना के लिए उद्देश्य निर्धारित करना या सामुदायिक स्वास्थ्य पहल के कार्यान्वयन के चरणों की रूपरेखा तैयार करना।)
Organizing (संगठन):- Structuring the program by allocating resources, defining roles, and creating a system for how the various components will work together. For example, organizing the staff and materials for a series of farmer workshops.
(संसाधनों का आवंटन, भूमिकाएँ परिभाषित करना और विभिन्न घटकों के एक साथ काम करने की प्रणाली बनाकर कार्यक्रम की संरचना करना। उदाहरण के लिए, किसान कार्यशालाओं की एक श्रृंखला के लिए कर्मचारियों और सामग्रियों का आयोजन।)
Staffing (स्टाफिंग):- Selecting, training, and retaining the personnel needed to carry out the program, ensuring the right people are in the right positions. This includes hiring and developing extension agents or community health workers.
(कार्यक्रम को क्रियान्वित करने के लिए आवश्यक कर्मचारियों का चयन, प्रशिक्षण और उन्हें बनाए रखना, यह सुनिश्चित करना कि सही लोग सही पदों पर हों। इसमें विस्तार एजेंटों या सामुदायिक स्वास्थ्य कार्यकर्ताओं की नियुक्ति और विकास शामिल है।)
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Directing (निर्देशन):- Leading, motivating, and supervising staff to ensure they are performing their duties as planned and working toward the program's objectives.
(कर्मचारियों का नेतृत्व, प्रेरणा और पर्यवेक्षण करना ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे अपने कर्तव्यों का निर्वहन योजना के अनुसार कर रहे हैं और कार्यक्रम के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए काम कर रहे हैं।)
Coordinating (समन्वय):- Ensuring that different parts of the extension program and different staff members work together harmoniously to avoid duplication of effort and to achieve a unified outcome. This could involve coordinating between the agricultural and community development departments of an extension office.
(यह सुनिश्चित करना कि विस्तार कार्यक्रम के विभिन्न भाग और विभिन्न कर्मचारी मिलकर सामंजस्यपूर्ण ढंग से काम करें ताकि प्रयासों का दोहराव न हो और एक एकीकृत परिणाम प्राप्त हो। इसमें विस्तार कार्यालय के कृषि और सामुदायिक विकास विभागों के बीच समन्वय शामिल हो सकता है।)
Reporting (रिपोर्टिंग):- Keeping records, tracking progress, and communicating the results and status of the program to stakeholders and management. This ensures transparency and allows for evaluation of success.
(रिकॉर्ड रखना, प्रगति पर नज़र रखना, और कार्यक्रम के परिणामों और स्थिति को हितधारकों और प्रबंधन तक पहुँचाना। इससे पारदर्शिता सुनिश्चित होती है और सफलता का मूल्यांकन संभव होता है।)
Budgeting (बजट बनाना):- Developing and managing the financial plan for the program, ensuring funds are allocated and spent appropriately to meet the program's needs.
(कार्यक्रम के लिए वित्तीय योजना का विकास और प्रबंधन, यह सुनिश्चित करना कि कार्यक्रम की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए धनराशि का आवंटन और व्यय उचित रूप से हो।)